شرح الارشيف الالكتروني

·         ارشفة جميع وثائق المنشأة وحفظها واستعراضها وقت الحاجة ، مع إدخال المعلومات الاساسية للوثيقة لتسهيل  عملية البحث عن الوثيقة.

·         النظام يعمل بالتكامل مع التاريخ الهجري والميلادي.

·         يمكن استيراد  صور الوثائق من الماسح الضوئي مباشرة ويعمل النظام بالتكامل مع الماسحات الضوئية المتقدمة كالتي تقوم بمسح عدة مستندات في وقت واحد او التي تقوم بحفظ المستندات بصيغ اخرى مثل الكتب الالكترونية.

·         إمكانية حماية الوثائق المهمة والسرية من الإطلاع والحذف عن طريق صلاحيات المستخدمين وكذلك عن طريق تعيين كلمة سر للوثيقة بحيث لايمكن لاي مستخدم ليس له صلاحيات او لايمتلك كلمة المرور الصحيحة بأن يقوم بالإطلاع أو تعديل او حذف الوثيقة.

·         نظام تنبيهات للوثائق قبل نهايتها بعدة ايام حسب الإعداد الخاص بالوثيقة، حيث أن لكل وثيقة إعداد خاص بوقت البدء بالتنبيه.

·         عدد غير محدود من المستخدمين على ال

شبكة المحلية ويمكن تجهيز النظام للعمل على الإنترنت في حال الطلب.

·         تم تصميم النظام آخذين بالإعتبار إمكانية إدخال آلاف الوثائق المهمة ، والذي قد يجعل البحث عن إحدى الوثائق مهمة صعبة ، ومن هذا المنطلق تم بناء شاشة البحث الشاملة والسريعة والتي يمكن من خلالها البحث بأي معلومة عن الوثيقة بكل سهولة واستعراض الملف المطلوب داخل النظام، حيث أن النظام يدعم كل أنواع الصور بالإضافة إلى الكتب الالكترونية.

·         بحث عالى التقنية

    

    ·         طباعة استيكر معرف بالباركود للرجوع له في وقت الحاجه أو ادخال بيانات اضافية .

·         يمكن لموظف الارشيف تحويل

·         يمكن للنظام نقل الملفات بين فروع المنشأة تلقائيا بحيث تكون الملفات متوفرة في جميع الفروع في نفس الوقت 

مهام ومميزات البرنامج/

1-    يدعم النظام أرشفة جميع أنواع الملفات دون استثناء

2-    تم تصميم النظام على أسس برمجية متقدمة بحيث يتميز بسرعة الأداء وخلوه من الأخطاء.

3-    يعمل النظام بالتكامل مع الماسح الضوئي ( Scanner ) ، كما يمتع النظام بالقدرة على التعامل مع الماسحات الضوئية المتقدمة والتي تقوم بمسح أكثر من وثيقة في نفس الوقت، وحفظ الملفات بصيغ مختلفة.

4-    تم تصميم النظام آخذين بالاعتبار إمكانية إدخال آلاف الوثائق المهمة ، والذي قد يجعل البحث عن إحدى الوثائق مهمة صعبة ، ومن هذا المنطلق تم بناء شاشة البحث الشاملة والسريعة والتي يمكن من خلالها البحث بأي معلومة عن الوثيقة  واستعراضها بكل سهولة.

    1-     يعمل النظام لعدد غير محدود من المستخدمين والأجهزة الفرعية على الشبكة المحلية والعالمية، مع القدرة على ضبط الصلاحيات المناسبة لكل مستخدم على حدة لضمان حماية الملفات السرية من الاستعراض أو التعديل من قبل مستخدمين ليس لهم الصلاحيات الكافية، علما بأنه يمكن حماية الوثائق المهمة او السرية عن طريق إضافة كلمة مرور للوثيقة من قبل المستخدم، وفي تلك الحالة لايمكن استعراض أو تعديل الوثيقة إلا لمن يمتلك كلمة المرور.

2-     يتميز النظام بالعمل على التقويم الهجري والميلادي في نفس الوقت، آخذين بالإعتبار أن بعض الوثائق يتم التعامل معها بالتاريخ الهجري والبعض الآخر بالميلادي.

3-    نظام تنبيهات للوثائق قبل نهايتها بعدة ايام حسب الإعداد الخاص بالوثيقة، حيث أن لكل وثيقة إعداد خاص بوقت البدء بالتنبيه.

4-     يدعم النظام إنشاء وطباعة الباركود للوثائق والبحث عنها بواسطة الباركود.

5-    يتميز النظام بجزئية إدارية لأرشفة الوثائق، حيث يمكن تسليم ومتابعة الوثائق بين مستخدمي النظام، وتحديث حالة الوثيقة حسب الإجراءات المتخذة على الوثيقة.

يتم تقييد جميع حركات المستخدم داخل النظام ويمكن الإطلاع عليها عن طريق شاشة مدقق النظام

 1-     يتميز النظام بخدمات إضافية للوثائق مثل إرسال وثيقة بالبريد الالكتروني مباشرة من النظام، وإرسال رسائل الجوال، كما يوجد شاشة خاصة بجهات الإتصال والتي يمكن من خلالها إدخال بيانات العملاء أو الموظفين وغيره كاملة مع بعض الميزات الإضافية ، كما يمكن من خلال هذه الشاشة إرسال رسائل الجوال والبريد الإلكتروني لجهة إتصال أو مجموعة إتصال كاملة وغيرها من الميزات الإدارية المهمة.

2-    يتم النسخ الإحتياطي بشكل تلقائي وغير مرئي للمستخدم، كما يمكن تعيين إعدادات النسخ الإحتياطي يدويا.

3-     يقوم النظام بتحديث نفسه دوريا ليشمل الإضافات والميزات الجديدة مع حرية الإختيار للمستخدم للعمل على النسخة الجديدة أو استعادة النسخة القديمة.

4-      يتوفر الدعم الفني للنظام على مدار الساعة ويمكن للعملاء طلب إضافا
.

تصنيف : شرح الارشيف الالكتروني